Formation Gestion des affaires: modules spécialisés 1 à 4

L’offre de formation des AFS pour la gestion de l’information sera remaniée en 2018. Les nouvelles formations s’effectueront principalement en ligne via des modules accessibles sur Internet. Des informations détaillées seront publiées dans cette rubrique à partir de février 2018.

Les AFS offrent jusqu’à fin 2016 des formations d’une demi-journée visant à approfondir certains aspects de la gestion de l’information. Les modules spécialisés suivants ne seront plus reconduits en l’état en 2017 : système de classement (1), prescriptions d’organisation (2), exploitation GEVER (3), triage (4), évaluation (5), proposition et reprise (6).

Ils seront remplacés au printemps 2018 par des modules spécifiques à chaque domaine et accessibles en ligne. Ces derniers permettront d’accéder en tout temps et depuis n’importe quel poste informatique aux connaissances requises. Des informations détaillées suivront à partir de février 2018.

Module spécialisé 1: système de classement

Un bon système de classement permet d’avoir une vue d’ensemble des dossiers et de retrouver rapidement les informations nécessaires. Il jette également les bases d’une collaboration efficace au sein de l’unité administrative. Le module spécialisé 1 donne aux participants les moyens d’élaborer un système de classement de qualité sur fond de gestion électronique des affaires. Il aborde également les fondements d’un système de classement, la création de dossiers et leurs métadonnées ainsi que la procédure d’élaboration des systèmes de classement.

Dès 2018, les formations sur ce thème seront proposées en ligne. Vous trouverez des informations détaillées sur cette page à partir de février.

Module spécialisé 2: directives d’organisation

Les directives d’organisation permettent de régler le traitement des informations au sein d’une unité administrative. Contraignantes pour tous les collaborateurs, elles contribuent à une gestion standardisée des informations. Le module spécialisé 2 Directives d’organisation permet de découvrir comment définir les processus, les rôles et les compétences dans des directives d’organisation et comment élaborer ces dernières. 

Dès 2018, les formations sur ce thème seront proposées en ligne. Vous trouverez des informations détaillées sur cette page à partir de février. 

Module spécialisé 3: exploitation GEVER

Ce module spécialisé permet aux participants d’avoir un aperçu du travail au quotidien avec la gestion électronique des affaires GEVER: les tâches relevant de la gestion des informations, l’actualisation du système et des données, le support, la formation et le controlling. Ils découvriront aussi les rôles et les compétences ainsi que la diversité des tâches relatives à GEVER. 

Dès 2018, les formations sur ce thème seront proposées en ligne. Vous trouverez des informations détaillées sur cette page à partir de février. 

Module spécialisé 4: triage

Lorsque les dossiers ne sont plus utilisés régulièrement, ils n’ont plus rien à faire dans le système de gestion des affaires d’une unité administrative, mais sont triés. Grâce aux métadonnées des dossiers concernés, qui sont saisies dans le système de classement, on vérifie si les dossiers doivent être détruits, conservés durablement ou archivés. Le module spécialisé 4 Triage aborde les travaux préparatifs, les étapes du processus de triage et ses enjeux. Les participants de ce module apprennent à préparer et à réaliser le triage des dossiers de leur unité administrative.

Dès 2018, les formations sur ce thème seront proposées en ligne. Vous trouverez des informations détaillées sur cette page à partir de février. 

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