Formazione gestione degli affari: Moduli avanzati 1–4

Nel 2018 l'offerta di formazione dell'Archivio federale nel settore della gestione delle informazioni sarà riorganizzata: i corsi saranno prevalentemente offerti sotto forma di moduli on-line. Informazioni più dettagliate in merito saranno disponibili dal mese di febbraio del 2018.

Sino alla fine del 2016, per approfondire alcuni aspetti della gestione delle informazioni, l'Archivio federale proponeva formazioni di mezza giornata dispensate in situ (i cosiddetti «moduli avanzati»). Dal 2017 questi moduli – focalizzati su temi quali il sistema di ordinamento, le prescrizioni organizzative, il funzionamento di GEVER, la selezione, la valutazione, così come l'offerta e il versamento, dai quali prendono anche il rispettivo nome – non saranno più offerti nella forma consueta.

Dalla seconda metà del 2018, le nozioni specialistiche relative ai temi summenzionati saranno contenute in una serie di moduli on-line grazie ai quali gli utenti potranno accedere alle necessarie conoscenze di base senza vincoli di tempo o di spazio. Informazioni più dettagliate in merito saranno disponibili dal mese di febbraio del 2018.

Modulo avanzato 1: sistema di ordinamento

Un buon sistema di ordinamento consente di gestire in modo trasparente gli affari e di ritrovare rapidamente le informazioni ed è pertanto fondamentale per una collaborazione efficiente all’interno dell’unità amministrativa. Il modulo avanzato 1 fornisce le basi per elaborare un sistema di ordinamento efficace ai fini della gestione elettronica degli affari. I partecipanti apprendono i principi della costituzione dei dossier, dell’allestimento dei metadati e dell’elaborazione dei sistemi di ordinamento.

Dal 2018 le formazioni in questo ambito tematico saranno offerte sotto forma di moduli on-line. Informazioni più dettagliate in merito saranno disponibili dal mese di febbraio del 2018.

Modulo avanzato 2: prescrizioni organizzative

Le prescrizioni organizzative regolamentano i processi lavorativi per garantire la gestione unitaria delle informazioni nelle unità amministrative e sono vincolanti per tutte le collaboratrici e tutti i collaboratori. Nel modulo avanzato 2 i partecipanti imparano a elaborare prescrizioni organizzative per definire le procedure, i ruoli e le responsabilità.

Dal 2018 le formazioni in questo ambito tematico saranno offerte sotto forma di moduli on-line. Informazioni più dettagliate in merito saranno disponibili dal mese di febbraio del 2018.

Modulo avanzato 3: funzionamento di GEVER

Questo modulo avanzato offre un’introduzione al lavoro quotidiano con la gestione elettronica degli affari GEVER: illustra i compiti di gestione delle informazioni, la manutenzione di sistemi e dati e le attività di supporto, formazione e controllo. Inoltre passa in rassegna i ruoli, le responsabilità e le molteplici in relazione a GEVER.

Dal 2018 le formazioni in questo ambito tematico saranno offerte sotto forma di moduli on-line. Informazioni più dettagliate in merito saranno disponibili dal mese di febbraio del 2018.

Modulo avanzato 4: selezione

I dossier che non devono più essere consultati regolarmente per il lavoro quotidiano sono rimossi dal sistema di gestione degli affari delle unità amministrative. In base ai metadati contenuti nel sistema di ordinamento è possibile decidere se questi dossier debbano essere distrutti, conservati per un determinato periodo o archiviati. Nel modulo avanzato 4 sono illustrati i lavori preliminari, le tappe e le difficoltà di questo processo di selezione. I partecipanti imparano a preparare e attuare la selezione dei documenti nelle loro unità amministrative.

Dal 2018 le formazioni in questo ambito tematico saranno offerte sotto forma di moduli on-line. Informazioni più dettagliate in merito saranno disponibili dal mese di febbraio del 2018.

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