Termini di protezione e domande di consultazione

La legge sull’archiviazione (LAr) e la legge sulla trasparenza (LTras) disciplinano l’accesso ai documenti conservati nell’Archivio federale. La LAr prevede inoltre una serie di termini di protezione, fino alla scadenza dei quali la consultazione dei documenti è possibile soltanto previa autorizzazione. Scaduti tali termini, i documenti sono accessibili liberamente e gratuitamente.

La legge federale sull’archiviazione (LAr; RS 152.1) distingue quattro categorie di termini di protezione (cfr. sotto). La maggior
parte degli atti conservati nell’Archivio federale non è più soggetta ad alcun termine di protezione; ai documenti tuttora soggetti è applicabile perlopiù un termine di protezione di 30 anni secondo l’articolo 9 LAr.

Gli utenti che desiderano consultare documenti ancora soggetti a un termine di protezione devono farne domanda all’Archivio federale. Quest’obbligo si estende anche ad altre persone che desiderano consultare i medesimi documenti (p. es. membri della stessa famiglia).

Ai documenti conservati in archivio e prodotti dopo il 1° luglio 2006 si applicano le condizioni previste dalla LAr e dalla legge federale sul principio di trasparenza dell’amministrazione federale (LTras; RS 152.3); in questo caso, la LAr e la LTras sono applicabili in parallelo. I servizi competenti esaminano le domande di consultazione pervenute, cercando di volta in volta la soluzione più opportuna per la persona richiedente.

Domande di consultazione

Le domande di consultazione possono essere presentate sul sito www.swiss-archives.ch oppure sul portale Local Swiss
Archives: è sufficiente inserire nel carrello il dossier prescelto e selezionare l’opzione «Domanda di consultazione» nella rubrica intitolata «Consegna» (Manuale: Presentare domande di consultazione (PDF, 191 kB, 15.07.2016)). La preghiamo di utilizzare il modulo domanda di consultazione (PDF, 202 kB, 26.04.2016) soltanto per i documenti non registrati in (Local) Swiss Archives. Per consultare documenti riguardanti la propria persona, alla domanda di consultazione va allegata la copia di un documento ufficiale (carta d’identità o passaporto). L’Archivio federale inoltra la domanda al servizio competente che decide in merito, di norma entro quattro settimane; il disbrigo può richiedere più tempo nel caso di domande complesse o voluminose.

Approvazione della domanda di consultazione

La maggior parte delle domande di consultazione è accolta, in parte subordinata a condizioni. L’autorizzazione alla consultazione è comunicata per scritto alla persona richiedente, che può così ordinare i documenti desiderati sul sito www.swiss-archives.ch, per poi consultarli gratuitamente nella sala di lettura o ritirarli sotto forma di riproduzioni a pagamento.

Quest’autorizzazione vale, di norma, per la consultazione degli atti. Gli utenti che desiderano pubblicare i documenti sono invitati a contattare la persona incaricata dell’Archivio federale.

Rigetto della domanda di consultazione

Anche il rigetto della domanda di consultazione è comunicato per scritto alla persona richiedente. Quest’ultima può in seguito chiedere l’emanazione di una decisione impugnabile secondo la LAr o avviare una procedura di mediazione secondo la LTras.

Termini di protezione secondo la legge federale sull’archiviazione

Termine di protezione secondo l’articolo 9 LAr

L’articolo 9 LAr fissa un termine di protezione di 30 anni. Il termine inizia a decorrere dall’anno in cui il dossier è stato chiuso, cioè dalla data del documento più recente. I documenti che erano accessibili al pubblico già prima del loro versamento all’Archivio federale lo restano anche in seguito.

Termine di protezione secondo l’articolo 11 LAr

I documenti classificati in base a nomi di persona e contenenti dati personali degni di particolare protezione o profili della personalità ai sensi della legge sulla protezione dei dati sono soggetti a un termine di protezione di 50 anni. La proroga del termine di protezione si estingue se la persona interessata ha dato il suo accordo scritto alla consultazione degli atti o è deceduta da almeno tre anni, fatto salvo l’articolo 12 LAr.

Termine di protezione secondo l’articolo 12 capoverso 1 LAr

Per determinate categorie di documenti, il Consiglio federale può prorogare il termine di protezione se un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si rivela incompatibile con la consultazione degli atti. I documenti interessati sono elencati nell’allegato 3 dell’ordinanza relativa alla legge federale sull’archiviazione (OLAr; RS 152.11), che viene aggiornato annualmente.

Termine di protezione secondo l’articolo 12 capoverso 2 LAr

Se in un caso particolare (di solito un singolo dossier) un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si rivela incompatibile con la consultazione degli atti, il servizio versante o l’Archivio federale può prorogare il termine di protezione.

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Ultima modifica 15.07.2016

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