Valutazione LAr

La legge federale sull’archiviazione (LAr) è in vigore dal 1999. Nel 2018 Claude Janiak ne ha chiesto la valutazione in un postulato. Il Consiglio federale ha adottato il rapporto in adempimento del postulato nel mese di settembre del 2021. Secondo il rapporto, i processi definiti nella LAr hanno dato nel complesso buoni risultati.

Nel maggio del 2018, il Consiglio federale ha proposto l’accoglimento del postulato del Consigliere agli Stati Claude Janiak «Attuazione della legge federale sull'archiviazione» (18.3029) del 27 febbraio 2018. Quale lavoro preliminare alla valutazione, l’Archivio federale svizzero (AFS) ha elaborato un apposito modello di analisi degli affetti (v. sotto). La preparazione della valutazione è cominciata all’inizio del 2019. La valutazione richiesta dal postulato è stata aggiudicata all’ufficio Vatter in una procedura mediante invito. L’esecuzione esterna è stata scelta per garantire l’indipendenza della valutazione e l’attendibilità dei risultati. La valutazione, che comprendeva interviste con dipendenti della Confederazione, clienti dell’AFS e altri stakeholder esterni all’Amministrazione, è stata accompagnata da un comitato di esperti della Confederazione. La fase di rilevazione dei dati è cominciata nel febbraio del 2020.

Il rapporto di valutazione è stato presentato all’AFS nel dicembre del 2020. Il rapporto rileva che i processi definiti nella LAr si sono dimostrati in generale ampiamente efficaci anche nell’era della digitalizzazione e che l’importanza dell’archiviazione è riconosciuta dalla stragrande maggioranza degli intervistati. Analizzati i punti menzionati dal postulato, il rapporto identifica diverse necessità di miglioramento che sintetizza in nove linee d’azione (cfr. rapporto in adempimento del postulato, pagg. 5-6) e concretizza in 54 raccomandazioni.

L’AFS sta verificando e attuando gran parte di queste raccomandazioni con gli stakeholder direttamente interessati nel quadro della Strategia 2021-2025. Per quanto concerne le rimanenti raccomandazioni, il Consiglio federale aveva incaricato il DFI di sottoporgli un documento di discussione che stabilisse come potessero essere attuate al meglio. Il 29 giugno 2022, il Collegio governativo ha esaminato il documento e deciso che le rimanenti raccomandazioni possono essere attuate adeguando la prassi di archiviazione e l’ordinanza relativa alla legge federale sull’archiviazione (OLAr). La proposta di modifica dell’OLAr sarà presumibilmente sottoposta all’approvazione del Consiglio federale alla fine del 2023.