Versement de documents aux Archives fédérales

Lorsqu’un dossier est clos, les unités administratives devraient verser dans les meilleurs délais aux Archives fédérales les documents et données ayant une valeur archivistique. Elles contribuent ce faisant à ce que les documents soient conservés et utilisables à longue échéance. Les documents qui n’ont pas de valeur archivistique peuvent être détruits ou conservés selon les délais légaux.

Comment préparer les documents analogiques devant être versés aux Archives fédérales ? Un film de quelques minutes présente les principales étapes. L'application StrucTool vous facilite par ailleurs la tâche pour classer et répertorier correctement vos documents avant de les verser.

Pour garantir la lisibilité des données numériques à long terme, vous devez verser vos données dans des formats adaptés à l’archivage prédéfinis par les Archives fédérales. L’outil «Package Handler», que les Archives fédérales fournissent, vous permet de préparer et de verser vos documents et données numériques.

D’ici 2028 au plus tard, tous les documents papier de l’administration fédérale ayant une valeur archivistique devront être versés aux Archives fédérales. Une procédure par étapes définit comment planifier et mettre en œuvre les travaux à prévoir dans le processus de prise en charge.