Informationen zur Bewertung
Das Bundesarchiv entscheidet gemeinsam mit den Verwaltungseinheiten, welche von deren Unterlagen archiviert werden. Wichtig ist, dass entscheidende staatliche Handlungen dokumentiert werden und für spätere Generationen nachvollziehbar bleiben. Die Verwaltungseinheiten beurteilen die Archivwürdigkeit der Unterlagen gemäss rechtlichen und administrativen Kriterien. Das Bundesarchiv orientiert sich an historischen und sozialwissenschaftlichen Aspekten. Es übernimmt die als archivwürdig bewerteten Unterlagen und archiviert sie langfristig.
Wie wird bewertet?
Prinzipien und Praxis seiner Bewertungsarbeit hat das Bundesarchiv im Gesamtkonzept Bewertung zusammengefasst. Um die Auswahl der für das Archiv bestimmten Dokumente transparent zu machen, publiziert es zudem die Ergebnisse der Bewertungen, die Bewertungsentscheide.
Das Bundesarchiv unterscheidet zwischen zwei Arten von Bewertungen:
1. Prospektive Bewertung: Archivwürdigkeit bestimmen, bevor die Unterlagen entstehen
Standardmässig wird bereits vor der Entstehung der Unterlagen ermittelt, welche davon dereinst archivwürdig sein werden. Dies geschieht mittels der prospektiven Bewertung im Ordnungssystem. Dabei beurteilen Bundesarchiv und Verwaltungseinheit gemeinsam die Archivwürdigkeit der zukünftig entstehenden Unterlagen. Die entsprechenden Metadaten (archivwürdig/nicht archivwürdig) werden im Ordnungssystem hinterlegt. Die prospektive Bewertung ist Voraussetzung für die Abnahme eines neuen oder aktualisierten Ordnungssystems.
2. Retrospektive Bewertung: Archivwürdigkeit bestehender, noch nicht bewerteter Unterlagen bestimmen
Bereits bestehende Unterlagen sowie Daten, deren Archivwürdigkeit noch nicht ermittelt worden ist, müssen die Verwaltungseinheiten dem Bundesarchiv zur Archivierung anbieten.
Wenn bereits ein prospektiv bewertetes Ordnungssystem existiert, kann dieses für die retrospektiven Bewertungsarbeiten herangezogen werden. Bereits bewertete Ordnungssystem finden Sie unter Bewertungsentscheide.
Wenn Sie Fragen haben melden Sie sich bei anbieten.abliefern@bar.admin.ch.
Welche Unterlagen sind zur Bewertung anzubieten?
Gemäss dem Bundesgesetz über die Archivierung (BGA, Art. 6) müssen die Verwaltungsstellen alle noch nicht bewerteten Unterlagen dem Bundesarchiv zur Bewertung anbieten. Weitere Stellen, die Bundesaufgaben wahrnehmen, legen sämtliche Unterlagen vor, die bei der Wahrnehmung der Bundesaufgaben entstanden sind. Die Angebotspflicht gilt für alle Arten von Unterlagen (unabhängig vom jeweiligen Informationsträger) und umfasst auch Fachapplikationen und Handakten.
Unterlagen, die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, sind nicht automatisch archivwürdig. Sie müssen wie alle geschäftsrelevanten Unterlagen dem Bundesarchiv zur Bestimmung der Archivwürdigkeit angeboten werden.
Wann sollten Unterlagen zur Bewertung vorgelegt werden?
Die Verwaltungseinheiten sollten ihre Unterlagen dem Bundesarchiv im Idealfall so früh wie möglich vorlegen. Anhand der Bewertung lässt sich feststellen, welche Unterlagen langfristig aufbewahrt werden müssen. Je früher die Unterlagen zudem übergeben werden, desto besser sind die Voraussetzungen für eine gezielte Sicherung der digitalen Unterlagen.
Was geschieht nach der Bewertung?
Nach der Bewertung ihrer Unterlagen, legen die Verwaltungseinheiten für die archivwürdigen Unterlagen die Schutzfristen fest. Damit wird die Zugänglichkeit der Unterlagen nach deren Übernahme durch das Bundesarchiv definiert. Dies geschieht gemäss den Bestimmungen im Bundesgesetz über die Archivierung (BGA 152.1, 3. Abschnitt «Zugänglichkeit des Archivguts»). Eine Liste der Schutzfristen finden Sie unter Schutzfristen und Einsichtsgesuche.
Wenn die Unterlagen nicht mehr regelmässig benötigt werden, liefert die Verwaltungseinheit ihre als archivwürdig bewerteten Unterlagen dem Bundesarchiv ab. Sie stellt pro Schutzfristenkategorie jeweils eine separate Ablieferung zusammen. Ihre nicht archivwürdigen Unterlagen und Daten vernichtet sie oder bewahrt sie befristet auf.
Unterstützung bei der Bewertung
Zur Unterstützung der Verwaltungseinheiten bei der Bewertung hat das Bundesarchiv die Arbeitshilfe Bewertung sowie die Bewertungsempfehlungen publiziert. Verschiedene Lerneinheiten zum Informationsmanagement stehen online auf der Lernplattform der Bundesverwaltung zur Verfügung. Bei Fragen rund um die Bewertung beraten wir Sie gerne: anbieten.abliefern@bar.admin.ch.
Arbeitshilfe Bewertung
Als Ergänzung zum Gesamtkonzept für die Bewertung im Bundesarchiv vermittelt diese Arbeitshilfe praxisnah die wichtigsten Grundlagen rund um Angebot und Bewertung von Unterlagen des Bundes.
Bewertungsempfehlungen
Die Bewertungsempfehlungen unterstützen die Verwaltungseinheiten bei der Bewertung der Führungs- und Supportaufgaben in GEVER-basierten Ordnungssystemen oder Verzeichnissen mit einem vergleichbaren Aufbau.
Kontakt
Für Beratungen und bei Fragen rund um Angebot und Bewertung wenden Sie sich bitte an anbieten.abliefern@bar.admin.ch.
Weiterführende Informationen
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