Gestione degli affari

La gestione elettronica degli affari (GEVER) permette di gestire le informazioni in modo unitario ed efficace. Il lavoro svolto dai collaboratori e dalle collaboratrici dell’Amministrazione federale diventa così verificabile e documentabile conformemente alle disposizioni di legge. L’Archivio federale sostiene le unità amministrative nell’introduzione e nell’attuazione di GEVER.

L’Amministrazione federale e altre organizzazioni che sottostanno alla legge federale sull’archiviazione (LAr; RS 152.1) devono poter documentare in ogni momento il loro operato e le loro attività. A tal fine è necessaria una gestione degli atti sistematica e conforme alle disposizioni, comprendente i tre elementi seguenti: sistema di ordinamento basato sui compiti, costituzione di dossier e prescrizioni organizzative.

Entro il 2019, tutta l’Amministrazione federale dovrà gestire i propri atti ricorrendo a un sistema di gestione elettronica degli affari (GEVER). GEVER consente di gestire elettronicamente, lungo il loro intero ciclo di vita, le informazioni rilevanti per il disbrigo e la trasparenza degli affari.

Grazie alla gestione elettronica degli affari:

  • le informazioni sono disponibili rapidamente e in ogni momento, indipendentemente dalle persone e dal luogo;
  • tutte le informazioni si trovano nello stesso sistema, il che ne migliora la reperibilità e rende più efficace il controllo degli affari;
  • l’attività amministrativa risulta verificabile, trasparente e documentata conformemente alle disposizioni legali;
  • i documenti sono trattati in modo unitario, dalla loro produzione alla loro archiviazione;
  • i processi inerenti agli affari possono essere automatizzati e gestiti in modo efficace;
  • GEVER è il presupposto per il passaggio al Governo elettronico (e-government), ossia alle prestazioni digitali delle autorità della pubblica amministrazione.

Maggiori informazioni su GEVER e sul Governo elettronico nella Confederazione si trovano sul sito internet della Cancelleria federale.

Come funziona la gestione elettronica degli affari nella Confederazione?

La gestione elettronica degli affari comprende la gestione degli atti, la gestione strategica delle procedure e il controllo degli affari. La gestione degli atti si compone di tre elementi:

  • Sistema di ordinamento: il sistema di ordinamento è organizzato in modo gerarchico e comprende tutte le attività di un’unità amministrativa. L’insieme dei documenti rilevanti per un affare è registrato e gestito nel sistema di ordinamento sotto i relativi compiti. Nel sistema vengono gestiti anche i metadati, quali il termine di conservazione, il valore archivistico, la protezione dei dati, gli accessi e la responsabilità di un affare.
  • Costituzione di dossier: i documenti rilevanti per un affare sono classificati in dossier. Un dossier contiene tutti i documenti necessari per assicurare la trasparenza di un affare.
  • Prescrizioni organizzative: il modo in cui i collaboratori e le collaboratrici devono gestire le informazioni rilevanti per un affare è disciplinato nelle prescrizioni organizzative. Queste stabiliscono i ruoli e le competenze, definiscono i processi cui sottostanno i documenti (dalla produzione al loro scarto dal sistema) e contengono una lista negativa con le categorie di documenti che, non essendo rilevanti per un affare, non devono essere registrati. Qui di seguito è riportato un modello di prescrizioni organizzative (DOC, 533 kB, 01.12.2016) (disponibile in tedesco).

Altre direttive sui sistemi di ordinamento e sulle prescrizioni organizzative figurano nel manuale per l’organizzazione di GEVER (parte 1) elaborato dalla Cancelleria federale (disponibile soltanto in tedesco).

Tutte le prescrizioni giuridicamente vincolanti si trovano nella rubrica Basi legali.

Prestazioni e competenze dell’Archivio federale

Nel settore della gestione degli affari, l’Archivio federale offre le seguenti prestazioni:

  • consulenza nell’elaborazione dei sistemi di ordinamento;
  • consulenza nell’elaborazione delle prescrizioni organizzative, compresa la lista negativa (disponibile in tedesco e francese) (PDF, 81 kB, 30.06.2014);
  • consulenza nella pianificazione delle tappe d’introduzione di GEVER;
  • consulenza nelle migrazioni;
  • consulenza nello scarto dei dossier conclusi dalle applicazioni GEVER;
  • corsi di formazione sulla gestione degli atti e su GEVER.

L’Archivio federale sottopone a verifica i seguenti elementi della gestione degli atti:

  • i sistemi di ordinamento e la costituzione di dossier;
  • le prescrizioni organizzative e la lista negativa.

L’Archivio federale deve validare i sistemi di ordinamento e la lista negativa prima che possano essere posti in vigore. Inoltre gli vengono sottoposte per parere le prescrizioni organizzative.

Il processo di validazione dei nuovi sistemi di ordinamento comprende le seguenti tappe:

Processo di validazione dei SO

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  • Verifica della struttura del sistema di ordinamento: l’Archivio federale verifica la struttura del sistema di ordinamento e la valida. Se necessario presta sostegno alle unità amministrative nell’elaborazione della struttura.
  • Determinazione del valore archivistico: con una valutazione prospettiva viene determinato il valore archivistico delle rubriche del sistema di ordinamento. Per maggiori informazioni su questa tappa si rimanda alla rubrica Valore archivistico.
  • Determinazione dei metadati: i metadati, quali i diritti di accesso, la protezione dei dati o il livello di accessibilità, sono definiti da ogni unità amministrativa per ciascuna rubrica del sistema di ordinamento.
  • Verifica del sistema di ordinamento: l’Archivio federale sottopone a verifica tutto il sistema di ordinamento e lo valida.

In caso di modifiche, i sistemi di ordinamento già validati sono sottoposti a una nuova verifica dell’Archivio federale.

Contatto

Per richieste di consulenza, autorizzazioni e altre domande inviare un’e-mail a: anbieten.abliefern@bar.admin.ch

Ulteriori informazioni

Ultima modifica 21.09.2017

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