Gestion des affaires

La gestion électronique des affaires (GEVER) permet de traiter les informations avec cohérence et efficience. Grâce à elle, les collaborateurs de la Confédération peuvent en effet documenter leurs travaux de manière transparente et conformément aux exigences légales. Les Archives fédérales appuient les unités administratives dans la mise en place de la gestion électronique des affaires.

L’administration fédérale et les autres organisations soumises à la loi fédérale sur l’archivage (LAr, RS 152.1) sont tenues de pouvoir justifier leurs activités en tout temps. Elles doivent donc appliquer une gestion des documents systématique, respectant les dispositions légales, qui comprend un système de classement, la constitution des dossiers et des directives d’organisation.

La transition vers la gestion électronique des affaires (GEVER) au sein de l’administration fédérale a duré jusqu’en 2019. Avec GEVER, toutes les informations visant à traiter une affaire et à en garantir la transparence sont gérées par voie électronique de a à z.

Les avantages de la gestion électronique des affaires sont multiples:

Les informations sont disponibles rapidement, en tout temps et pour toutes les personnes habilitées, indépendamment du lieu de consultation et de l’auteur du document.
Toutes les informations se trouvent dans le même système, ce qui permet une meilleure vue d’ensemble et un contrôle des affaires efficient.
Les activités sont documentées de manière traçable, transparente et conforme aux dispositions légales.
De leur création à leur archivage, les documents suivent un processus uniforme.
Les processus de traitement des affaires peuvent être automatisés pour garantir une gestion efficiente.
La fourniture de prestations numériques par les autorités (cyberadministration) suppose une gestion électronique des affaires.

Pour de plus amples renseignements concernant GEVER au sein de la Confédération et la cyberadministration, veuillez vous rendre sur le site de la Chancellerie fédérale.

En quoi consiste la gestion des affaires à la Confédération?

La gestion électronique des affaires (GEVER) comprend la gestion des documents, la conduite des processus et le contrôle des affaires. La gestion des documents se compose de trois éléments:

Le système de classement – Le système de classement est structuré de manière hiérarchique et couvre toutes les tâches d’une unité administrative. Tous les documents pertinents pour un dossier sont enregistrés et gérés dans la tâche correspondante du système de classement. Les métadonnées, soit le délai de conservation, la valeur archivistique, la protection des données, l’accessibilité et la conduite du dossier, par exemple, sont aussi gérées dans le système de classement.
La constitution des dossiers – Les documents importants liés à un dossier sont classés par dossier. Le dossier contient tous les documents nécessaires à la traçabilité d’une affaire
Les directives d’organisation – Les directives d’organisation règlent la manière dont les collaborateurs gèrent les informations pertinentes pour un dossier. Elles fixent les rôles et les attributions. Elles définissent également le processus à suivre par les documents, de leur création à leur sortie du système. La liste négative figurant dans les directives d’organisation précise les types de documents qui ne sont pas pertinents et qu’il n’est par conséquent pas nécessaire d’enregistrer. Vous trouverez ici un exemple de directives d'organisation (DOCX, 240 kB, 17.09.2024).

Vous trouverez toutes les prescriptions légales pertinentes dans la section Bases légales des Archives fédérales.

Prestations et compétences des Archives fédérales

Les Archives fédérales proposent les prestations suivantes dans le cadre de la gestion des affaires:

Conseil pour l’élaboration d’un système de classement ou d’autres structures
Conseil pour la rédaction de directives d’organisation, y compris la liste négative (PDF, 169 kB, 07.09.2020)
Conseil pour la planification de la mise en place de GEVER
Conseil pour la migration
Conseil pour le triage des dossiers clos dans les applications de GEVER
Formations dans le domaine de la gestion des documents et de GEVER

Les Archives fédérales contrôlent les volets suivants de la gestion des documents:

Les systèmes de classement, y compris constitution des dossiers
Les directives d’organisation, y compris liste négative

Les systèmes de classement et la liste négative doivent être avalisés par les Archives fédérales avant d’entrer en vigueur. Les Archives fédérales rédigent un document présentant leur position eu égard aux directives d’organisation.

Le processus d’approbation des nouveaux systèmes de classement comprend plusieurs étapes:

Processus validation SC

Processus de validation du SC: Après la préparation de l'OS par l'unité administrative, le processus de validation commence par la soumission de l'OS aux AFS. Contrôle de la structure par les AFS et approbation de la structure. 2. Évaluation prospective par l'unité administrative et les AFS, décision d'évaluation par les AFS. 3. définition des métadonnées par l'unité administrative, contrôle et validation de l'OS par les AFS. Achèvement du processus de validation. Mise en service ultérieure de l'OS par l'unité administrative.

Contrôle de la structure du système de classement – Les Archives fédérales contrôlent la structure du système de classement et l’approuvent. Elles appuient au besoin les unités administratives pour la mise au point de la structure.
Détermination de la valeur archivistique – La valeur archivistique des rubriques du système de classement est déterminée par le biais d’une évaluation prospective. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans la section Valeur archivistique.
Détermination des métadonnées – Les métadonnées comme les droits d’accès, la protection des données ou le statut public sont définies par l’unité administrative pour chaque rubrique du système de classement.
Contrôle du système de classement – Les Archives fédérales contrôlent le système de classement complet avec les métadonnées et prennent la décision relative à l’approbation.

Les systèmes de classement validés sont de nouveau contrôlés par les Archives fédérales après chaque mise à jour. Pour toutes les autres structures (structures libres), il convient de prendre contact avec les Archives fédérales avant d’effectuer tout versement.

Contact

Pour toute question, notamment relative à nos prestations de conseil et aux autorisations, veuillez nous envoyer un courriel à l’adresse suivante: anbieten.abliefern@bar.admin.ch.