Geschäftsverwaltung

Die elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) ermöglicht den einheitlichen und wirtschaftlichen Umgang mit Informationen. Die Mitarbeitenden des Bundes können damit ihre Arbeit nachvollziehbar und rechtskonform dokumentieren. Das Bundesarchiv unterstützt die Verwaltungseinheiten bei der Einführung und der Umsetzung der elektronischen Geschäftsverwaltung. 

Die Bundesverwaltung sowie andere dem Bundesgesetz über die Archivierung (BGA, SR 152.1) unterstellte Organisationen sind verpflichtet, jederzeit ihr Handeln und ihre Geschäftstätigkeit nachweisen zu können. Dafür brauchen sie eine systematische und rechtskonforme Aktenführung. Diese umfasst ein aufgabenorientiertes Ordnungssystem, Dossierbildung und Organisationsvorschriften.

Bis 2019 stellt die Bundesverwaltung ihre Aktenführung auf die elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) um. Mit GEVER werden alle geschäftsrelevanten, also für die Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit eines Geschäfts nötigen Informationen über den gesamten Lebenszyklus hinweg elektronisch verwaltet.

Die elektronische Geschäftsverwaltung bietet zahlreiche Vorteile:

  • Informationen sind jederzeit unabhängig von Person und Ort rasch verfügbar.
  • Alle Informationen befinden sich im gleichen System, was eine bessere Übersicht und eine effiziente Geschäftskontrolle ermöglicht.
  • Die Geschäftstätigkeit ist nachvollziehbar, transparent und rechtskonform dokumentiert.
  • Die Unterlagen folgen von der Entstehung bis zur Archivierung einem einheitlichen Prozess.
  • Geschäftsprozesse können automatisiert und effizient bewirtschaftet werden.
  • Die elektronische Geschäftsverwaltung ist Voraussetzung für digitale Behördendienstleistungen (E-Government).

Weitere Informationen zu GEVER beim Bund und zu E-Government finden Sie auf der Website der Bundeskanzlei.

Wie funktioniert die Geschäftsverwaltung beim Bund?

Die elektronische Geschäftsverwaltung GEVER umfasst Aktenführung, Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle. Die Aktenführung besteht aus drei Elementen:  

  • Ordnungssystem: Der Aufbau des Ordnungssystems ist hierarchisch und umfasst sämtliche Aufgaben einer Verwaltungseinheit. Alle geschäftsrelevanten Unterlagen werden im Ordnungssystem unter den entsprechenden Aufgaben registriert und bewirtschaftet. Im Ordnungssystem werden auch die Metadaten wie Aufbewahrungsfrist, Archivwürdigkeit, Datenschutz, Zugriffe und Federführung verwaltet.
  • Dossierbildung: Geschäftsrelevante Unterlagen werden in Dossiers abgelegt. Ein Dossier enthält sämtliche für die Nachvollziehbarkeit eines Geschäfts nötigen Unterlagen.
  • Organisationsvorschriften: Die Organisationsvorschriften regeln, wie die Mitarbeitenden die geschäftsrelevanten Informationen bewirtschaften. Sie legen Rollen und Zuständigkeiten fest. Weiter definieren sie den Prozess der Unterlagen von der Entstehung bis zur Aussonderung aus dem System. Die Negativliste in den Organisationsvorschriften führt auf, welche Unterlagenkategorien nicht geschäftsrelevant sind und daher nicht registriert werden müssen. Hier finden Sie eine Mustervorlage für Organisationsvorschriften (DOC, 533 kB, 01.12.2016).

Weitere Vorgaben zu Ordnungssystemen und zur Ausgestaltung von Organisationsvorschriften enthält das Organisationshandbuch GEVER Teil 1 der Bundeskanzlei.

Alle rechtlich relevanten Vorschriften finden Sie auf der Seite Rechtliche Grundlagen des Bundesarchivs.

Dienstleistungen und Kompetenzen des Bundesarchivs

Das Bundesarchiv bietet folgende Dienstleistungen rund um die Geschäftsverwaltung an:

  • Beratung bei der Erarbeitung von Ordnungssystemen
  • Beratung bei der Erarbeitung von Organisationsvorschriften inklusive Negativliste (PDF, 82 kB, 30.06.2014)
  • Beratung bei der Planung von GEVER-Einführungen
  • Beratung bei Migrationen
  • Beratung bei der Aussonderung von abgeschlossenen Dossiers aus den GEVER-Anwendungen
  • Schulungen zu den Themen Aktenführung und GEVER

Das Bundesarchiv prüft folgende Elemente der Aktenführung:

  • Ordnungssysteme inkl. Dossierbildung
  • Organisationsvorschriften inkl. Negativliste

Ordnungssysteme und Negativliste müssen durch das Bundesarchiv abgenommen werden, bevor sie in Kraft treten. Zu den Organisationsvorschriften verfasst das Bundesarchiv eine Stellungnahme.

Der Abnahmeprozess für neue Ordnungssysteme umfasst mehrere Teilschritte:

Abnahmeprozess OS

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  • Prüfung der Struktur des Ordnungssystems: Das Bundesarchiv prüft die Struktur des Ordnungssystems und genehmigt sie. Bei Bedarf unterstützt es die Verwaltungseinheiten bei der Erarbeitung der Struktur.
  • Bestimmung der Archivwürdigkeit: Mittels prospektiver Bewertung wird die Archivwürdigkeit der Rubriken im Ordnungssystem bestimmt. Weitere Informationen zu diesem Schritt finden Sie unter Archivwürdigkeit.
  • Bestimmung der Metadaten: Metadaten wie Zugangsberechtigungen, Datenschutz oder Öffentlichkeitsstatus werden durch die Verwaltungseinheit für jede Rubrik im Ordnungssystem definiert.
  • Prüfung des Ordnungssystems: Das Bundesarchiv prüft das vollständige Ordnungssystem mit allen Metadaten und nimmt es ab.

Bereits abgenommene Ordnungssysteme werden nach einer Überarbeitung erneut vom Bundesarchiv geprüft.

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Weiterführende Informationen

Letzte Änderung 03.03.2016

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