Ablieferung von Unterlagen ans Bundesarchiv

Sobald archivwürdige Unterlagen und Daten nicht mehr ständig benötigt werden, übernimmt sie das Schweizerische Bundesarchiv (BAR) zur Archivierung. Die Bundesbehörden und weitere abliefernden Stellen bereiten die Ablieferungen je nach Informationsträger unterschiedlich vor.

Verwaltungsstellen sollten als archivwürdig bewertete Unterlagen und Daten nach Abschluss eines Geschäfts so rasch wie möglich ans Bundesarchiv abliefern. Damit helfen sie, die Erhaltung und langfristige Benutzbarkeit der Unterlagen sicherzustellen. Unterlagen, die als nicht archivwürdig bewertet wurden, können sie vernichten oder gemäss den gesetzlichen Fristen aufbewahren.

Welche Unterlagen kommen ins Bundesarchiv?

Es können nur Unterlagen ans Bundesarchiv abgeliefert werden, deren Archivwürdigkeit bereits in Zusammenarbeit mit dem Bundesarchiv ermittelt wurde. Behörden und weitere Institutionen bieten dem Bundesarchiv noch nicht bewertete Unterlagen zur Übernahme an. Dazu ist das Formular Unterlagen-Angebot (XLS, 563 kB, 29.05.2012) zur Archivierung zu benützen.

Mehr Informationen zur Bewertung und zum Anbieten von Unterlagen finden Sie unter Archivwürdigkeit.

Ablieferungen vorbereiten

Die abliefernden Stellen belassen die archivwürdigen Unterlagen in ihrem logischen Entstehungszusammenhang. Je nach Informationsträger müssen die Dokumente unterschiedlich aufbereitet werden. Dabei sind die folgenden Vorgaben zu berücksichtigen:

Sobald die Unterlagen gemäss den Vorgaben vorbereitet sind, können Sie die Ablieferung per E-Mail dem Bundesarchiv ankündigen, um die Übernahme zu organisieren.

Meldung von Unterlagen mit besonderer Schutzfrist

Die ordentliche Schutzfrist für Unterlagen beträgt 30 Jahre. Unterlagen mit verlängerter Schutzfrist müssen in einer separaten Ablieferung mit einem gesonderten Ablieferungsverzeichnis abgeliefert werden (Art. 10 Abs. 2 Weisungen über die Anbietepflicht und die Ablieferung von Unterlagen an das Bundesarchiv (PDF, 131 kB, 10.03.2006) vom 28. September 1999). Informationen zu den Schutzfristen finden Sie unter Schutzfristen gemäss Bundesgesetz über die Archivierung (BGA). Falls besondere Schutzfristen angewendet werden sollen, müssen diese durch die abliefernde Stelle mit einem Formular (DOC, 221 kB, 20.07.2016) dem BAR gemeldet werden.

Einsicht in archivierte Unterlagen unter Schutzfrist

Der Zugang zu Archivgut ist grundsätzlich frei und unentgeltlich. Bei archivierten Unterlagen, die noch unter Schutzfrist stehen, wird nur Einsicht gewährt, wenn die abliefernde Stelle ein entsprechendes Einsichtsgesuch bewilligt.
Bundesstellen können auch während der Schutzfrist Einsicht in die von ihnen abgelieferten Unterlagen nehmen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Bestellungen Verwaltung.

Letzte Änderung 06.03.2017

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Kontakt

Schweizerisches Bundesarchiv
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