Sobald archivwürdige Unterlagen und Daten nicht mehr ständig benötigt werden, übernimmt sie das Schweizerische Bundesarchiv (BAR) zur Archivierung. Die Bundesbehörden und weitere abliefernden Stellen bereiten die Ablieferungen je nach Informationsträger unterschiedlich vor.
Verwaltungsstellen sollten als archivwürdig bewertete Unterlagen und Daten nach Abschluss eines Geschäfts so rasch wie möglich ans Bundesarchiv abliefern. Damit helfen sie, die Erhaltung und langfristige Benutzbarkeit der Unterlagen sicherzustellen. Unterlagen, die als nicht archivwürdig bewertet wurden, können sie vernichten oder gemäss den gesetzlichen Fristen aufbewahren.
Welche Unterlagen kommen ins Bundesarchiv?
Es können nur Unterlagen ans Bundesarchiv abgeliefert werden, deren Archivwürdigkeit bereits in Zusammenarbeit mit dem Bundesarchiv ermittelt wurde. Verwaltungseinheiten bieten dem Bundesarchiv noch nicht bewertete Unterlagen zur Übernahme an.
Vor Zusammenstellung eines entsprechenden Angebots ist das zugehörige Vorgehen mit dem Bundesarchiv abzusprechen. Wenden Sie sich hierzu an anbieten.abliefern@bar.admin.ch.
Mehr Informationen zur Bewertung und zum Anbieten von Unterlagen finden Sie unter Archivwürdigkeit.
Ablieferungen vorbereiten
Die abliefernden Stellen belassen die archivwürdigen Unterlagen in ihrem logischen Entstehungszusammenhang. Je nach Informationsträger müssen die Dokumente unterschiedlich aufbereitet werden. Dabei sind die folgenden Vorgaben zu berücksichtigen:
Zur Aufbereitung und Ablieferung von Personaldossiers ist das entsprechende Merkblatt (PDF, 158 kB, 12.04.2017) zu berücksichtigen.
Sobald die Unterlagen gemäss den Vorgaben vorbereitet sind, können Sie die Ablieferung per E-Mail dem Bundesarchiv ankündigen, um die Übernahme zu organisieren.
