Versamento di documenti all’Archivio federale

L’Archivio federale riprende i documenti e i dati della pubblica amministrazione di cui è stato determinato il valore archivistico e che non sono più correntemente utilizzati. In base ai supporti dei dati, le autorità federali e i servizi versanti preparano i versamenti secondo modalità diverse.

Una volta conclusi i lavori su un determinato affare, le unità amministrative devono versare il più presto possibile i loro documenti e dati giudicati di valore archivistico all’Archivio federale. In questo modo contribuiscono ad assicurarne la conservazione e l’utilizzabilità. I documenti che non hanno valore archivistico possono essere distrutti o conservati per il periodo prescritto dalla legge.

Quali documenti sono ripresi dall’Archivio federale?

Possono essere versati all’Archivio federale soltanto i documenti di cui è già stato determinato il valore archivistico. La valutazione dei documenti sotto il profilo del valore archivistico è effettuata dall’Archivio federale in collaborazione con il servizio versante.

Per offrire all’Archivio federale documenti il cui valore archivistico non è ancora stato determinato, le autorità e altre istituzioni devono utilizzare l’apposito modulo (XLS, 563 kB, 29.05.2012) (disponibile in tedesco).

Per maggiori informazioni sulla valutazione e sull’offerta di documenti si rimanda alla rubrica Valore archivistico  

Come preparare i versamenti?

I servizi versanti lasciano i documenti di valore archivistico nel loro contesto logico. In base ai supporti dei dati, i versamenti devono essere preparati secondo modalità diverse. Alla preparazione si applicano le procedure descritte di seguito:

Gli atti del personale devono essere preparati e versati secondo le direttive descritte nel Promemoria per la preparazione e il versamento degli atti del personale (ted.) (PDF, 158 kB, 12.04.2017)

Dopo avere preparato i documenti di valore archivistico secondo le procedure stabilite, i servizi versanti possono annunciarne il versamento per e-mail all’Archivio federale, che può così organizzarne la presa in consegna.

Notifica dei documenti con termine di protezione prolungato

Generalmente i documenti sono sottomessi a un termine di protezione di 30 anni. I documenti con un termine di protezione prolungato devono essere consegnati all’archivio distintamente con un elenco di versamento separato (art. 10 capoverso 2  Istruzioni del 28 settembre 1999 sull’obbligo generale di offerta e di versamento dei documenti all’Archivio federale (PDF, 81 kB, 10.03.2006) (fr)). Per ulteriori informazioni sui termini di protezione si rimanda alla rubrica Termini di protezione e domande di consultazione. L’unità amministrativa deve notificare la necessità di un termine di protezione prolungato utilizzando l’apposito formulario (DOC, 221 kB, 20.07.2016).

Consultazione dei documenti archiviati che sottostanno ancora al termine di protezione

Di norma l’accesso al patrimonio archivistico è libero e gratuito. I documenti ancora soggetti al termine di protezione possono essere consultati soltanto su richiesta e previa approvazione da parte dei servizi versanti. I servizi federali possono invece consultare i documenti da loro stessi versati anche se sottostanno ancora al termine di protezione. Per maggiori informazioni si rimanda alla rubrica Ordinazioni per gli utenti interni all’Amministrazione federale.

Ultima modifica 30.07.2018

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