Versamento di documenti all’Archivio federale

L’Archivio federale riprende i documenti e i dati della pubblica amministrazione di cui è stato determinato il valore archivistico e che non sono più correntemente utilizzati. In base ai supporti dei dati, le autorità federali e i servizi versanti preparano i versamenti secondo modalità diverse.

Una volta conclusi i lavori su un determinato affare, le unità amministrative devono versare il più presto possibile i loro documenti e dati giudicati di valore archivistico all’Archivio federale. In questo modo contribuiscono ad assicurarne la conservazione e l’utilizzabilità. I documenti che non hanno valore archivistico possono essere distrutti o conservati per il periodo prescritto dalla legge.

Quali documenti sono ripresi dall’Archivio federale?

Possono essere versati all’Archivio federale soltanto i documenti di cui è già stato determinato il valore archivistico. Le unità amministrative offrono all’Archivio federale documenti il cui valore archivistico non è ancora stato determinato. Prima di preparare i documenti da offrire è necessario concordarne le modalità di consegna con l’Archivio federale. A tal fine occorre rivolgersi a anbieten.abliefern@bar.admin.ch.

Per maggiori informazioni sulla valutazione e sull’offerta di documenti da archiviare si rimanda alla pagina Internet sul valore archivistico.
  

Come preparare i versamenti?

I servizi versanti lasciano i documenti di valore archivistico nel loro contesto logico. In base ai supporti dei dati, i versamenti devono essere preparati secondo modalità diverse. Alla preparazione si applicano le procedure descritte di seguito:

Gli atti del personale devono essere preparati e versati secondo le direttive descritte nel Promemoria per la preparazione e il versamento degli atti del personale (ted.) (PDF, 158 kB, 12.04.2017)

Dopo avere preparato i documenti di valore archivistico secondo le procedure stabilite, i servizi versanti possono annunciarne il versamento per e-mail all’Archivio federale, che può così organizzarne la presa in consegna.

Notifica dei documenti con termine di protezione prolungato

Generalmente i documenti sono sottomessi a un termine di protezione di 30 anni. I documenti con un termine di protezione prolungato devono essere consegnati all’archivio distintamente con un elenco di versamento separato (art. 10 capoverso 2  Istruzioni del 28 settembre 1999 sull’obbligo generale di offerta e di versamento dei documenti all’Archivio federale (PDF, 81 kB, 10.03.2006) (fr)). Per ulteriori informazioni sui termini di protezione si rimanda alla rubrica Termini di protezione e domande di consultazione. L’unità amministrativa deve notificare la necessità di un termine di protezione prolungato utilizzando l’apposito formulario (DOC, 221 kB, 20.07.2016).

I dossier sottomessi al termine di protezione secondo l'Art. 12.2 della LAr sono pubblicati in un elenco (PDF, 2 MB, 30.07.2020) separato.

Consultazione dei documenti archiviati che sottostanno ancora al termine di protezione

Di norma l’accesso al patrimonio archivistico è libero e gratuito. I documenti ancora soggetti al termine di protezione possono essere consultati soltanto su richiesta e previa approvazione da parte dei servizi versanti. I servizi federali possono invece consultare i documenti da loro stessi versati anche se sottostanno ancora al termine di protezione. Per maggiori informazioni si rimanda alla rubrica Ordinazione e consultazione.

 
 

Ultima modifica 13.08.2020

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