Documenti digitali

Per restare leggibili sul lungo termine, i dati digitali devono essere versati nei formati adatti all’archiviazione definiti dall’Archivio federale. Grazie allo strumento gratuito «Package Handler», , i servizi versanti possono preparare in modo autonomo i documenti e i dati digitali da versare.

Per garantire la leggibilità dei documenti digitali, l’Archivio federale ha definito una serie di formati adatti all’archiviazione. In vista del versamento i servizi versanti devono innanzitutto convertire i propri dati e documenti digitali in uno di questi formati. Al momento l’Archivio federale ne accetta i seguenti: TXT, PDF/A, CSV, SIARD, TIFF, JPEG2000, WAVE, FFV1, MPEG-4, XML/XSD, TIFF+EWF.XML, INTERLIS. Maggiori informazioni sono disponibili nel promemoria Formati adatti all’archiviazione (PDF, 1 MB, 17.04.2018), Archivable File Formats (PDF, 1 MB, 17.04.2018) (ingl.), che viene riesaminato annualmente e se necessario aggiornato.

Preparazione dei pacchetti digitali

L’Archivio federale archivia i documenti digitali sotto forma di pacchetti, i cosiddetti Submission Information Packages (SIP). Se il servizio versante dispone di un sistema di gestione degli affari dotato di un’interfaccia per il versamento, i SIP sono allestiti automaticamente. Ai servizi che invece non dispongono di tale sistema (p.es. applicazioni specifiche, sistemi di archiviazione dei file o banche dati), l’Archivio federale mette a disposizione un proprio strumento denominato «Package Handler». Quest’ultimo permette di preparare, elaborare e controllare i pacchetti di dati digitali.
«Package Handler» può essere scaricato qui.

Preparazione delle banche dati per l’archiviazione

Per l’archiviazione di banche dati relazionali (p.es. Oracle, MySQL, SQL Server e Microsoft Access), l’Archivio federale ha sviluppato la soluzione SIARD (dall’inglese Software Independent Archiving of Relational Databases), basata sul formato adatto all’archiviazione SIARD e sull’applicazione SIARD Suite che consente ai servizi versanti di convertire le banche dati relazionali in formato SIARD.
La soluzione SIARD può essere scaricata qui.

Requisiti tecnici per il versamento digitale

I requisiti tecnici per i pacchetti digitali sono definiti nella specifica «Submission Information Package (SIP)» (PDF, 918 kB, 22.03.2012) (versione 4.0) e nei corrispondenti allegati «Data Dictionary Submission Information Package» (PDF, 160 kB, 22.03.2012) e «XSD (XML Schema)» (ZIP, 17 kB, 26.03.2012). Tale documentazione può servire ai servizi versanti come riferimento interno e a fornitori di servizi e produttori di software come fonte d’informazione. Le specifiche vigenti, versione 4.0 e 1.0, sono pubblicate su questa pagina. Si consiglia di utilizzare di preferenza la versione 4.0 che rientra tra gli standard dell’associazione eCH. Essa deve essere osservata nell’implementazione dei sistemi GEVER di interfacce per il versamento così come nella preparazione di versamenti di dati e documenti provenienti da banche dati o da sistemi di archiviazione dei file.

Versamento di documenti

Dopo avere preparato i documenti di valore archivistico secondo la procedura stabilita, i servizi versanti possono annunciarne il versamento per e-mail all’Archivio federale, che può così organizzarne la presa in consegna.

Ulteriori informazioni

Ultima modifica 29.05.2018

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