Per restare leggibili sul lungo termine, i dati digitali devono essere versati nei formati adatti all’archiviazione definiti dall’Archivio federale. Grazie allo strumento gratuito «Package Handler», , i servizi versanti possono preparare in modo autonomo i documenti e i dati digitali da versare.
Per garantire la leggibilità dei documenti digitali, l’Archivio federale ha definito una serie di formati adatti all’archiviazione. In vista del versamento i servizi versanti devono innanzitutto convertire i propri dati e documenti digitali in uno di questi formati. Al momento l’Archivio federale ne accetta i seguenti: TXT, PDF/A, CSV, SIARD, TIFF, JPEG2000, WAVE, FFV1, MPEG-4, XML/XSD, TIFF+EWF.XML, INTERLIS. Maggiori informazioni sono disponibili nel promemoria Formati adatti all’archiviazione (PDF, 632 kB, 06.09.2022), Archivable File Formats (PDF, 682 kB, 06.09.2022) (ingl.), che viene riesaminato annualmente e se necessario aggiornato.
Preparazione dei pacchetti digitali
L’Archivio federale archivia i documenti digitali sotto forma di pacchetti, i cosiddetti Submission Information Packages (SIP). Se il servizio versante dispone di un sistema di gestione degli affari dotato di un’interfaccia per il versamento, i SIP sono allestiti automaticamente. Ai servizi che invece non dispongono di tale sistema (p.es. applicazioni specifiche, sistemi di archiviazione dei file o banche dati), l’Archivio federale mette a disposizione un proprio strumento denominato «Package Handler». Quest’ultimo permette di preparare, elaborare e controllare i pacchetti di dati digitali.
«Package Handler» può essere scaricato qui.
Preparazione delle banche dati per l’archiviazione
Per l’archiviazione di banche dati relazionali (p.es. Oracle, MySQL, SQL Server e Microsoft Access), l’Archivio federale ha sviluppato la soluzione SIARD (dall’inglese Software Independent Archiving of Relational Databases), basata sul formato adatto all’archiviazione SIARD e sull’applicazione SIARD Suite che consente ai servizi versanti di convertire le banche dati relazionali in formato SIARD.
La soluzione SIARD può essere scaricata qui.
Requisiti tecnici per il versamento digitale
I requisiti tecnici per i pacchetti digitali sono definiti nella specifica «Submission Information Package”. Le seguenti specifiche e i corrispondenti allegati, Data Dictionary e XSD (schema XML), sono attualmente in vigore:
- specifica Submission Information Package (SIP) (PDF, 918 kB, 22.12.2022) (versione 4.0) e i corrispondenti allegati Data Dictionary Submission Information Package (PDF, 678 kB, 02.11.2020) e XSD (XML Schema) (ZIP, 17 kB, 26.03.2012).
- specifica Submission Information Package versione 4.2 (PDF, 371 kB, 22.03.2012) che completa lo standard eCH-0160 interfaccia di versamento versione 1.2.0. Il documento descrive unicamente quei requisiti che, a causa delle esigenze specifiche dell’archiviazione digitale all’AFS, si differenziano dallo standard eCH. Si tratta di requisiti definiti in modo differente o non adottati dall’AFS. Per tutti gli altri requisiti, descrizioni e raccomandazioni lo standard eCH-0160 versione 1.2.0, approvato l’11.05.2022 dall’associazione eCH, costituisce il documento di riferimento. La specifica versione 4.2 e lo standard eCH sono retrocompatibili, quindi i pacchetti corrispondenti alle versioni precedenti 4.0 e 4.1 sono validi.
Le specifiche servono ai servizi versanti come direttive interne e a fornitori di servizi e produttori di software come fonte d’informazione. Esse devono essere osservate nell’implementazione di interfacce per il versamento nei sistemi GEVER così come nella preparazione di versamenti di dati e documenti provenienti da banche dati o da sistemi di archiviazione dei file.
Versamento di documenti
Dopo avere preparato i documenti di valore archivistico secondo la procedura stabilita, i servizi versanti possono annunciarne il versamento per e-mail all’Archivio federale, che può così organizzarne la presa in consegna.
