Damit digitale Daten langfristig lesbar bleiben, müssen Sie Ihre Daten dem Bundesarchiv in definierten archivtauglichen Formaten abliefern. Mit dem vom Bundesarchiv zur Verfügung gestellten Tool «Package Handler» können Sie digitale Unterlagen und Daten anschliessend selbständig aufbereiten und abliefern.
Damit digitale Unterlagen langfristig lesbar bleiben, hat das Bundesarchiv archivtaugliche Dateiformate definiert. Als ersten Schritt zur Vorbereitung digitaler Ablieferungen müssen die abliefernden Stellen ihre archivwürdigen Dateien in ein archivtaugliches Format konvertieren. Zurzeit sind die folgenden Formate für die Archivierung im Bundesarchiv zugelassen: TXT, PDF/A, CSV, SIARD, TIFF, JPEG2000, WAVE, FFV1, MPEG-4, XML/XSD, TIFF+EWF.XML, INTERLIS. Im Merkblatt Archivtaugliche Dateiformate (PDF, 708 kB, 06.09.2022), Archivable File Formats (PDF, 682 kB, 06.09.2022) (E), finden Sie dazu ausführliche Angaben. Das Merkblatt wird jährlich überprüft und bei Bedarf aktualisiert.
Digitale Pakete erstellen
Das Bundesarchiv archiviert digitale Unterlagen in Form von digitalen Paketen, sogenannten Submission Information Packages (SIP). Verfügt die abliefernde Stelle über ein Geschäftsverwaltungssystem mit Ablieferungsschnittstelle, werden die SIP automatisch erstellt. Um Daten aus Systemen ohne fix implementierte Schnittstelle abzuliefern (z.B. Fachapplikationen, Fileablagen oder Datenbanken), können Sie mit dem vom Bundesarchiv entwickelten Tool Package Handler digitale Pakete erstellen, bearbeiten und prüfen.
Das Bundesarchiv stellt den Package Handler als Download zur Verfügung.
Datenbanken zur Archivierung vorbereiten
Für die Archivierung von relationalen Datenbanken (z. B. Oracle, MySQL, SQL Server und Microsoft Access) hat das Bundesarchiv die Software Independent Archiving of Relational Databases (SIARD) entwickelt. Sie besteht aus dem archivtauglichen Format SIARD und der Software SIARD Suite, mit der relationale Datenbanken in das SIARD-Format konvertiert werden können. Die abliefernden Stellen können ihre Datenbanken also mittels SIARD Suite für die Archivierung vorbereiten.
Das Bundesarchiv stellt die Software SIARD Suite als Download zur Verfügung.
Anforderungen an digitale Ablieferungen
Die Anforderungen an digitale Pakete sind in der Spezifikation Submission Information Package festgelegt. Folgende Spezifikationen mit den dazu gehörigen Beilagen Data Dictionary und XSD (XML Schema) sind aktuell gültig:
- Spezifikation Submission Information Package (PDF, 918 kB, 22.12.2022) (Version 4.0) mit den Beilagen Dictionary Submission Information Package (PDF, 678 kB, 02.11.2020) und XSD (ZIP, 17 kB, 26.03.2012).
- Spezifikation Submission Information Package Version 4.2 (PDF, 386 kB, 22.03.2012), welche den Standard eCH-0160 – Archivische Ablieferungsschnittstelle Version 1.2.0 ergänzt. Das Dokument beschreibt nur diejenigen Anforderungen, die gegenüber dem eCH Standard, aufgrund der spezifischen Anforderungen der digitalen Archivierung im BAR zusätzlich gelten oder anders spezifiziert sind resp. nicht übernommen wurden. Für alle weiteren Anforderungen inkl. Beschreibungen und Empfehlungen gilt das Dokument eCH-0160 Archivische Ablieferungsschnittstelle, das am 11.05.2022 vom eCH Verein genehmigt wurde.
Beide Spezifikationen dienen den abliefernden Stellen sowohl als interne Vorgabe als auch zur Information für ihre Leistungserbringer und Softwarehersteller und müssen bei der Implementierung von digitalen Schnittstellen in GEVER-Systemen für die Ablieferung und bei der Erstellung von digitalen Ablieferungen aus Datenbanken und aus Dateisystemen eingehalten werden.
Abliefern von Unterlagen
Sobald Sie Ihre archivwürdigen Unterlagen gemäss den Vorgaben vorbereitet haben, können Sie die Ablieferung per E-Mail dem Bundesarchiv ankündigen, um die Übernahme zu organisieren.
