Documents numériques

Pour garantir la lisibilité des données numériques à long terme, vous devez verser vos données dans des formats adaptés à l’archivage prédéfinis par les Archives fédérales. L’outil «Package Handler», que les Archives fédérales fournissent, vous permet de préparer et de verser vos documents et données numériques.

Les Archives fédérales ont défini des formats adaptés à l’archivage afin de garantir la lisibilité des documents numériques à long terme. Pour les services versants, la première étape de la préparation d’un versement numérique consiste à convertir les fichiers ayant une valeur archivistique dans un format adapté. Actuellement, les Archives fédérales sont en mesure d’accepter les formats suivants: TXT, PDF/A, CSV, SIARD, TIFF, JPEG2000, WAVE, FFV1, MPEG-4, XML/XSD, TIFF+EWF.XML, INTERLIS. La fiche sur les formats de fichiers adaptés à l’archivage (PDF, 1 MB, 17.04.2018) contient des informations détaillées à ce sujet. La fiche sera contrôlée chaque année et actualisée le cas échéant.  

Création de paquets numériques

Les Archives fédérales archivent les documents numériques sous forme de paquets numériques appelés Submission Information Packages (SIP). Si le service versant dispose d’un système de gestion des affaires avec une interface de versement, les SIP sont créés automatiquement. Pour verser des données issues de systèmes sans interface ad hoc (applications spécialisées, archives de fichiers ou banques de données, p. ex.), vous pouvez créer des paquets avec l’outil Package Handler, développé par les Archives fédérales, les éditer et les contrôler.
Vous pouvez télécharger le Package Handler ici.

Préparation de bases de données pour l’archivage

Pour ce qui concerne l’archivage des bases de données relationnelles (Oracle, MySQL, SQL Server et Microsoft Access, p. ex.), les Archives fédérales ont élaboré la solution SIARD (de l’anglais Software Independent Archiving of Relational Databases). Elle repose sur le format SIARD et le logiciel SIARD Suite, qui permet de convertir les bases de données relationnelles en un format SIARD. Les services versants peuvent donc préparer leurs bases de données pour l’archivage avec SIARD Suite.
Vous pouvez télécharger le logiciel SIARD Suite ici.

Exigences relatives aux versements numériques

Les exigences relatives aux paquets numériques sont précisées dans le document «Spécification Submission Information Package (SIP)» (PDF, 918 kB, 22.03.2012)  (version 4.0) et ses annexes «Data Dictionary Submission Information Package» (PDF, 160 kB, 22.03.2012)  et «XSD (ZIP, 17 kB, 26.03.2012) (XML Schema)». Elles ont vocation de directives internes pour les services versants et d’information pour leurs prestataires de services et fournisseurs de logiciels. Les spécifications en vigueur (version 4.0 et 1.0) sont publiées ici. Les AFS recommandent d'utiliser la version 4.0, qui est en outre un standard eCH. Elle doit être respectée lors de la conception d’interfaces numériques de versement dans les systèmes de gestion des affaires et lors de la réalisation de versements numériques issus de bases de données et de systèmes de classements.

Versement de documents

Une fois les documents préparés conformément aux directives, vous pouvez annoncer le versement par e-mail aux Archives fédérales afin d’organiser la prise en charge.

Informations complémentaires

Dernière modification 18.04.2018

Début de la page

Contact

Archives fédérales suisses
Service de l'évaluation et de la gestion de l'information SEG

Archivstrasse 24
3003 Bern

Tél.
+41 58 462 89 89
Fax
+41 58 46 278 23

E-mail

Imprimer contact

https://www.bar.admin.ch/content/bar/fr/home/archivage/versement-de-documents/documents-numeriques.html