Pour garantir la lisibilité des données numériques à long terme, vous devez verser vos données dans des formats adaptés à l’archivage prédéfinis par les Archives fédérales. L’outil «Package Handler», que les Archives fédérales fournissent, vous permet de préparer et de verser vos documents et données numériques.
Les Archives fédérales ont défini des formats adaptés à l’archivage afin de garantir la lisibilité des documents numériques à long terme. Pour les services versants, la première étape de la préparation d’un versement numérique consiste à convertir les fichiers ayant une valeur archivistique dans un format adapté. Actuellement, les Archives fédérales sont en mesure d’accepter les formats suivants: TXT, PDF/A, CSV, SIARD, TIFF, JPEG2000, WAVE, FFV1, MPEG-4, XML/XSD, TIFF+EWF.XML, INTERLIS. La fiche sur les formats de fichiers adaptés à l’archivage (PDF, 769 kB, 06.09.2022), Archivable File Formats (PDF, 682 kB, 06.09.2022) (angl.), contient des informations détaillées à ce sujet. La fiche sera contrôlée chaque année et actualisée le cas échéant.
Création de paquets numériques
Les Archives fédérales archivent les documents numériques sous forme de paquets numériques appelés Submission Information Packages (SIP). Si le service versant dispose d’un système de gestion des affaires avec une interface de versement, les SIP sont créés automatiquement. Pour verser des données issues de systèmes sans interface ad hoc (applications spécialisées, archives de fichiers ou banques de données, p. ex.), vous pouvez créer des paquets avec l’outil Package Handler, développé par les Archives fédérales, les éditer et les contrôler.
Vous pouvez télécharger le Package Handler ici.
Préparation de bases de données pour l’archivage
Pour ce qui concerne l’archivage des bases de données relationnelles (Oracle, MySQL, SQL Server et Microsoft Access, p. ex.), les Archives fédérales ont élaboré la solution SIARD (de l’anglais Software Independent Archiving of Relational Databases). Elle repose sur le format SIARD et le logiciel SIARD Suite, qui permet de convertir les bases de données relationnelles en un format SIARD. Les services versants peuvent donc préparer leurs bases de données pour l’archivage avec SIARD Suite.
Vous pouvez télécharger le logiciel SIARD Suite ici.
Exigences relatives aux versements numériques
Les exigences pour les paquets numériques sont indiquées dans la spécification Submission Information Package.
Les spécifications suivantes, accompagnées des Data Dictionary ainsi que des versions XSD correspondantes, sont valables :
- Spécification Submission Information Package (SIP) (PDF, 918 kB, 22.12.2022) (version 4.0) et ses annexes Data Dictionary Submission Information Package» (PDF, 678 kB, 02.11.2020) et XSD (ZIP, 17 kB, 26.03.2012) (XML Schema).
- Spécification Submission Information Package version 4.2 (PDF, 371 kB, 22.03.2012) qui complète le standard eCH-0160 Interface de versement archivistiques version 1.2.0. Le document décrit uniquement les exigences qui diffèrent du standard eCH-0160, en raison des exigences spécifiques de l’archivage numérique aux AFS, ou qui sont décrites différemment ou qui ne sont pas reprises. Pour toutes les autres exigences, y compris les descriptions et les recommandations, le standard eCH-0160 Interface de versements archivistiques, approuvé le 11.05.2022 par l’association eCH, est valable. La Spécification Submission Information Package version 4.2 ainsi que le standard eCH-0160 1.2.0 sont rétrocompatibles, les paquets des versions 4.0 et 4.1 sont donc aussi valables.
Les deux spécifications tiennent lieu de directives internes pour les services livrants, ainsi que d’information pour les fournisseurs de prestation et les concepteurs d’application. Ces exigences doivent être respectées lors de l’implémentation d’interfaces digitales dans les systèmes GEVER pour les versements ainsi que lors de la création de versements numériques de bases de données ou de systèmes de fichiers.
Versement de documents
Une fois les documents préparés conformément aux directives, vous pouvez annoncer le versement par e-mail aux Archives fédérales afin d’organiser la prise en charge.
