Gestion des affaires: Mise en place et exploitation

Vous trouverez ici les outils, modèles et instruments de travail pour la réalisation de systèmes de classement et de directives d’organisation ainsi que pour la mise en place d’une gestion électronique des affaires GEVER. 

Auxiliaire de travail pour la gestion électronique des affaires GEVER

Cette brochure Auxiliaire de travail pour la gestion électronique des affaires GEVER (PDF, 854 kB, 18.12.2014) rassemble les principes les plus importants en ce qui concerne l'intégration de GEVER, ainsi que son exploitation ultérieure. Elle propose des instructions quant à l'élaboration des systèmes de classement et des directives d'organisation. Les tâches, compétences et rôles qui doivent être réglementés dans le cadre de GEVER y sont également décrits, et ce sur la base du cycle de vie des documents - de la réception du courrier jusqu'à l'archivage. 

OS-Tool

Pour les différentes unités de l'administration, créer un système de classement est un réel défi. C'est pourquoi les Archives fédérales mettent à disposition l'OS-Tool, qui est une aide dans l'élaboration mais également dans la mise à jour d'un système de classement. Cet outil permet, en effet, de créer facilement un système de classement et ses métadonnées, d'importer les données dans une application GEVER standard et de les exporter à nouveau dans l'OS-Tool. De plus, cet outil facilite l'échange de données entres les AFS et les unités de l'administration.L'OS-Tool n'existe actuellement qu'en allemand.L'OS-Tool a été développé pour répondre particulièrement aux exigences d'un système de classement de l'administration fédérale, mais les personnes intéressées externes à l'administration fédérale peuvent également le commander gratuitement. 

Le contrat de licence doit être accepté pour pouvoir commander l'outil.

Contrat de licence d'utilisation de l'OS-Tool (PDF, 209 kB, 05.09.2012)

Manuel d'utilisation de l'OS-Tool (PDF, 4 MB, 05.09.2012) 

Formulaire de commande
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Exemple de directives d'organisation

Pour vous aider lors de l'élaboration de directives d'organisation, vous pouvez utiliser le modèle (DOC, 553 kB, 30.05.2018) des Archives fédérales comme base de travail. Dans ce modèle, vous trouverez un exemple de texte pour chaque règle qui doit être consignée dans les directives d'organisation. Ce modèle de directives d'organisation peut être repris et adapté ou complété par chaque office. 

Outils d'analyse du système de classement et des directives d'organisation

Le système de classement est la base pour la gestion de l'information de chaque application GEVER il constitue la base pour le classement et la structure de toutes les informations produites par une organisation. L'outil d'analyse du système de classement vous permet de déterminer quelles sont les faiblesses de votre système de classement, et vous propose des mesures en conséquence pour que vous puissiez réaliser ou optimiser un système de classement conforme à GEVER.

Il existe, dans le domaine de la gestion électronique des affaires, plusieurs points qui doivent être organisés et strictement réglementés, et cela, entre autre, au moyen des directives d'organisation. L'outil des directives d'organisation vous aide à vérifier si les points importants sont consignés et appliqués. Il est utile, par exemple, pour répondre aux questions concernant les rôles et les responsabilités, et montre quelles mesures concrètes vous pouvez prendre pour améliorer la gestion des affaires dans votre organisation.

 

Dernière modification 07.11.2018

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