Gestion des affaires: Mise en place et exploitation

Vous trouverez ici les outils, modèles et instruments de travail pour la réalisation de systèmes de classement et de directives d’organisation ainsi que pour la mise en place d’une gestion électronique des affaires GEVER. 

Auxiliaire de travail pour la gestion électronique des affaires GEVER

Cette brochure Auxiliaire de travail pour la gestion électronique des affaires GEVER (PDF, 854 kB, 18.12.2014) rassemble les principes les plus importants en ce qui concerne l'intégration de GEVER, ainsi que son exploitation ultérieure. Elle propose des instructions quant à l'élaboration des systèmes de classement et des directives d'organisation. Les tâches, compétences et rôles qui doivent être réglementés dans le cadre de GEVER y sont également décrits, et ce sur la base du cycle de vie des documents - de la réception du courrier jusqu'à l'archivage. 

Exemple de directives d'organisation

Pour vous aider lors de l'élaboration de directives d'organisation, vous pouvez utiliser le modèle (DOC, 553 kB, 30.05.2018) des Archives fédérales comme base de travail. Dans ce modèle, vous trouverez un exemple de texte pour chaque règle qui doit être consignée dans les directives d'organisation. Ce modèle de directives d'organisation peut être repris et adapté ou complété par chaque office. 

Outils d'analyse du système de classement et des directives d'organisation

Le système de classement est la base pour la gestion de l'information de chaque application GEVER il constitue la base pour le classement et la structure de toutes les informations produites par une organisation. L'outil d'analyse du système de classement vous permet de déterminer quelles sont les faiblesses de votre système de classement, et vous propose des mesures en conséquence pour que vous puissiez réaliser ou optimiser un système de classement conforme à GEVER.

Il existe, dans le domaine de la gestion électronique des affaires, plusieurs points qui doivent être organisés et strictement réglementés, et cela, entre autre, au moyen des directives d'organisation. L'outil des directives d'organisation vous aide à vérifier si les points importants sont consignés et appliqués. Il est utile, par exemple, pour répondre aux questions concernant les rôles et les responsabilités, et montre quelles mesures concrètes vous pouvez prendre pour améliorer la gestion des affaires dans votre organisation.

Dernière modification 22.05.2019

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