Gestione degli affari: L'attuazione e funzionamento

Di seguito trovate strumenti, modelli e mezzi ausiliari per la realizzazione dei sistemi d’ordinamento e delle direttive organizzative, nonché per l’attuazione della gestione degli affari GEVER. Gli strumenti sono disponibili in tedesco e francese.  

Opuscolo La gestione elettronica degli affari GEVER

L'opuscolo La gestione elettronica degli affari GEVER (PDF, 854 kB, 18.12.2014) contiene le principali basi organizzative e giuridiche per l'introduzione e il successivo esercizio di GEVER. Fornisce indicazioni pratiche sull'elaborazione di un sistema di ordinamento e di prescrizioni organizzative. Sulla base del ciclo di vita dei documenti (dalla posta in entrata all'archiviazione degli atti), descrive inoltre i compiti, le competenze e i ruoli che vanno disciplinati nella gestione degli affari. 

OS-Tool

L'elaborazione di un sistema di ordinamento rappresenta una sfida per le unità amministrative. L'Archivio federale mette a disposizione uno strumento per la creazione e la gestione di un sistema di ordinamento. Questo strumento permette di creare in modo semplice un sistema di ordinamento e i metadati relativi, di trasferire i dati in un'applicazione GEVER standard e di esportarli dall'applicazione stessa, facilitando così lo scambio di dati tra l'AFS e le unità amministrative. L'OS-Tool è attualmente disponibile solo in tedesco.Il tool è stato creato per permettere di realizzare sistemi di ordinamento secondo le prescrizioni vigenti nell'amministrazione federale. Le persone interessate esterne all'amministrazione federale possono ordinare l'OS-Tool gratuitamente.

Per poter ordinare l'OS-Tool è necessario accettare le condizioni di licenza.

Condizioni di licenza (ted) (PDF, 33 kB, 26.05.2011)

Manuale OS-Tool (ted) (PDF, 3 MB, 07.09.2012)

Formulario d’ordinazione
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Modello di prescrizioni organizzative

Per l'elaborazione delle prescrizioni organizzative può essere utile il modello (DOC, 553 kB, 30.05.2018) messo a disposizione dall'AFS. Esso contiene esempi di testi per tutte le norme che vanno incluse nelle prescrizioni organizzative. Il modello può essere ripreso integralmente oppure adeguato o completato secondo le necessità dell'unità amministrativa. 

Analisi del sistema di ordinamento e delle prescrizioni organizzative

Il sistema di ordinamento costituisce la base per gestire l'informazione di qualsiasi sistema GEVER permettendo di strutturare tutte le informazioni prodotte e gestite da un'organizzazione. Grazie allo strumento di analisi sviluppato dall'archivio federale è possibile individuare i punti deboli del proprio sistema di ordinamento e formulare delle misure per migliorarlo o per elaborarne uno nuovo.

La gestione elettronica degli affari richiede l'organizzazione e il disciplinamento vincolante di diversi aspetti, segnatamente nelle prescrizioni organizzative. Lo Strumento d'analisi delle prescrizioni organizzative serve a verificare se questi aspetti sono stati disciplinati e se vengono attuati. È utile, per esempio, per chiarire determinate questioni relative ai ruoli e alle responsabilità e per evidenziare i provvedimenti concreti che possono essere adottati per ottimizzare la gestione degli affari nella propria unità amministrativa.

Ultima modifica 24.07.2018

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