Geschäftsverwaltung: Einführung & Betrieb

Hier finden Sie Tools, Vorlagen und Hilfsmittel zur Erstellung von Ordnungssystemen und Organisationsvorschriften sowie die Umsetzung der Geschäftsverwaltung GEVER. 

Arbeitshilfe Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER

Die Broschüre Arbeitshilfe Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER (PDF, 1 MB, 18.12.2014) vermittelt die wichtigsten organisatorischen und rechtlichen Grundlagen für die GEVER-Einführung sowie den späteren Betrieb. Sie bietet eine praktische Anleitung zur Erarbeitung von Ordnungssystemen und Organisationsvorschriften. Weiter beschreibt sie anhand des Lebenszyklus der Unterlagen - vom Posteingang bis zur Archivierung - die Aufgaben, Kompetenzen und Rollen, die im Rahmen der Geschäftsverwaltung zu regeln sind. 

OS-Tool

Das Erstellen eines Ordnungssystems stellt die Verwaltungseinheiten vor eine grosse Herausforderung. Um die Erarbeitung und auch den Unterhalt eines Ordnungssystems zu unterstützen, stellt das Bundesarchiv das OS-Tool zur Verfügung. Das Tool ermöglicht, auf einfache Art ein Ordnungssystem inkl. Metadaten zu erstellen, die Daten in eine GEVER-Standardanwendung zu importieren und wieder zurück ins Tool zu exportieren. Zudem vereinfacht es den Datenaustausch zwischen dem BAR und den Verwaltungseinheiten.Das OS-Tool ist für die spezifischen Vorgaben an Ordnungssysteme innerhalb der Bundesverwaltung entwickelt worden. Interessierte ausserhalb der Bundesverwaltung können es aber ebenfalls kostenlos beziehen.

Der Lizenzvertrag muss akzeptiert werden, damit das Tool bestellt werden kann. 

Lizenzvertrag OS-Tool (PDF, 33 kB, 26.05.2011)

Benutzerhandbuch OS-Tool (PDF, 3 MB, 05.09.2012)

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Muster-Organisationsvorschriften

Für die Erarbeitung von Organisationsvorschriften kann die Mustervorlage des Bundesarchivs (DOC, 553 kB, 30.05.2018) als Grundlage dienen. Darin befinden sich Beispieltexte für sämtliche Regelungen, die in den Organisationsvorschriften festgehalten werden sollen. Das Muster für die Organisationsvorschriften kann übernommen und für die eigene Verwaltungseinheit angepasst oder ergänzt werden. 

Analysetools

Das Ordnungssystem ist die Basis für die Informationsverwaltung jeder GEVER-Anwendung; es bildet die Grundlage für die Ablage und Strukturierung aller in einer Organisation anfallenden Informationen. Das Ordnungssystem Analysetool ermöglicht Ihnen, Schwachstellen Ihres Ordnungssystems zu ermitteln und schlägt Ihnen entsprechende Massnahmen zur Erstellung oder Optimierung eines GEVER-tauglichen Ordnungssystems vor.

Im Bereich der elektronischen Geschäftsverwaltung müssen verschiedene Punkte organisiert und verbindlich geregelt werden; dies geschieht u. a. in Organisationsvorschriften. Das Analysetool Organisationsvorschriften hilft Ihnen zu prüfen, ob die notwendigen Punkte festgehalten sind und auch umgesetzt werden. Es hilft beispielsweise Fragen nach den nötigen Rollen und Verantwortlichkeiten zu beantworten und zeigt auf, welche konkreten Massnahmen Sie zur Optimierung der Geschäftsverwaltung in Ihrer Organisation ergreifen können.

 

Letzte Änderung 24.07.2018

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